Definiciones:
Un
sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y
desarrollados de acuerdo con un Esquema
integrado para lograr una mayor actividad de las empresas".'
Un
sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a
cabo por las empresas Para lograr así los objetivos de la misma".
Sistema
es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de
acuerdo con un Plan.
Un
sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o
un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la
manipulación de datos, energía o materia.
Como
puede observarse, las definiciones varían: son congruentes en cuanto a su
contenido, sin embargo, la utilización de términos como método, procedimiento y
sistema, han dificultado la conceptualización de esos elementos para precisar
un modelo de definición.
En
todas las definiciones se implican elementos característicos de los sistemas
como:
a)
conjunto o combinación de cosas o partes;
b)
integradas e interdependientes;
c)
cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las hacen formar un todo
unitario organizado;
d)
que cumple con un propósito o realiza determinada función.
Lo
anterior lleva a inferir que el funcionamiento del sistema es un conjunto
complejo de
Interacciones
entre las partes, componentes y procesos que lo integran que abarcan relaciones
de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente Si, además, el sistema
es concebido como una entidad en la que influyen intereses humanos, actividades
y cometidos, se puede concluir que sistema es una concepción unitaria de un
conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia de sus partes.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
Una
vez que se ha comprendido que un sistema contiene n elementos en constante
estado dinámico, durante un periodo indefinido, debe tenerse cuidado de su
comportamiento por medio de una constante investigación. Si parte de esa
premisa básica para el logro de una conceptualización amplia de los sistemas,
es conveniente conocer la tipología existente para fundamentar su estudio. En
este sentido podemos enunciar una primera clasificación: sistemas
determinísticos y sistemas probabilísticos (que están dentro del grupo de los
complejos).
Sistema determinístico.
Aquel en que las partes interactúan en forma completamente predecible. Ejemplo:
los eclipses se pueden predecir con mucha anticipación. Sistema simple
determinista. Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones que revelan
un comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo: el cerrojo de una
ventana o puerta.
Sistema complejo determinista. para efectos prácticos podemos señalar la computadora electrónica, que está
formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque
la computadora hará únicamente lo que se le indique. Sistema determinista.
Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo determinista como el
sistema astronómico, puede ser descrito en cierta forma o en detalle, sin
importar qué tan complejo sea; en principio será posible especificarlo por completo,
por tanto, no existe la clase "excesivamente complejo" en la
categoría determinista.
Sistema probabilístico.
En éste existe incertidumbre; no se puede dar una predicción exacta y
detallada, sino que sólo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias;
en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y tiempo diferentes,
dependiendo de lo que se quiera decir.
Sistema simple probabilista.
Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al aire. Como es posible
deducir corresponde a un sistema simple, pero impredecible. Sistema complejo
probabilista. Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un animal que
responde a un estímulo con un mecanismo neutro para el placer y el dolor, y otro
mecanismo de placer o dolor para condicionarlo, este ejemplo tiene resultados
en general (pero no en detalle). Es posible predecirlo por medios estadísticos.
Encontramos
otro tipo de sistemas como son los físicos y los abstractos; los primeros son
los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en general con objetos
o artefactos reales. Los segundos son el contraste de los primeros; en estos
sistemas, los símbolos representan atributos de objetos que no existen, excepto
en la mente (del investigador); por ejemplo: conceptos como planes, hipótesis e
ideas sujetas a investigación pueden ser descritos como sistemas abstractos.
Sistema abstracto.
Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes, sistemas de
números y otros. Los números son conceptos, pero los símbolos que los representan
(los numerales o guarismos) son elementos físicos. En un sistema abstracto los
elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las relaciones entre
estos elementos se formulan mediante presupuestos, sean éstos axiomas o postulados.
Estos sistemas constituyen el núcleo de estudio de las así llamadas
"ciencias formales".
Sistema concreto.
Es uno donde por los menos dos de sus elementos son objetos. Por lo general, al
hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto. Para operar con
los sistemas concretos, aparte del establecimiento de la existencia de los elementos
y las relaciones que se establecen entre ellos, se requiere de una
investigación empírica. Una vez establecido el sistema se obtiene una
estructura de las así llamadas "ciencias no formales".
De acuerdo con su origen, los
sistemas pueden ser naturales y elaborados.
Los sistemas naturales
pueden ser definidos como aquellos que se desarrollan de un proceso natural,
como la fotosíntesis.
Los sistemas elaborados
son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en marcha,
mediante objetos, atributos o relaciones. Como ejemplo del primero se pueden
considerar las teorías y los axiomas; en el segundo caso, las presas o motores.
Estos sistemas también pueden ser físicos y
abstractos. Algunos sistemas naturales también son llamados adaptables, en los
cuales hay un reajuste constante a nuevos insumos ambientales; por ejemplo, los
injertos en plantas o frutas.
Dentro
de la categoría de los sistemas naturales encontramos los sistemas cerrados y
abiertos, esta clasificación se hace con base en la extensión de los sistemas.
Los
sistemas cerrados operan con poco intercambio; muchos piensan que estos
sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prácticos
se mencionará que el proceso de respiración es cerrado, en cuanto que no
sentimos cada paso que se efectúa para respirar, sin embargo, el sistema se
realiza.
Sistemas abiertos:
cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante, que viene a formar
el suprasistema; así como existe relación entre los elementos del sistema,
también la existe entre los sistemas y suprasistemas que vienen siendo los elementos
o subsistemas del sistema total.
Entonces
se dice que el sistema es abierto, ya que recibe influencias del suprasistema
IMPORTANCIA
DE LOS SISTEMAS
La
administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad de
manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días observamos
cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo con
el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos,
formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes
del sistema.
La
administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y
a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de
resultados. Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos
primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos se caería en divagaciones.
Los
sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cambio
corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario
hacerles modificaciones paulatinas, cada vez que aparezcan factores que
ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a
toda la organización.
Como
ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que a la vez se rige
por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para regir una empresa
constituye, asimismo, un sistema jerárquico excesivamente complejo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
La
característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que
ejercen Interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas
interacciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues
son ellos los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de
su análisis una tarea muy compleja.
Los
componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas
están ligadas mediante diversas interfases.
La
descripción completa del comportamiento del sistema exige la descripción del comportamiento
de cada componente, así como las interrelaciones de esos componentes.
Los
límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de
la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.
En general, existen interacciones entre
un sistema y su ambiente, pero las variables exógenas se tratan como si fueran
incontrolables, se considera que sólo las variables endógenas, que se emplean
para describir un sistema, son susceptibles de cierto grado de control
significativo.
La
fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente
entraña el peligro de que las interacciones significativas no se consideren en
forma explícita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada
con las suboptimizaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no
guarden coherencia con las metas superiores o globales.
La
estructura interna de un sistema como un límite con el ambiente, es un tanto
cuanto convencional.
En
resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres
características básicas:
1.
Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié
en la idea, una auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y
subsistemas.
2.
Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que
los objetivos constituyen el factor o elemento que direcciona todas las partes
del conjunto.
3.
La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en
las demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras
características, ésta constituye uno de los soportes básicos para la
construcción del modelo o matriz de análisis administrativo.
valor agregado:
La
administración de una organización es muy compleja por lo tanto emplea medidas
para llevar a cabo sus objetivos, los sistemas administrativos ha sido la
herramienta fundamental para el funcionamiento de una empresa, Ya que vienen
constituidos por una serie de elementos y procedimiento que se enlazan con
los fines en común de la empresa atreves
de la manipulación de datos etc.
En
la elaboración de los sistemas se debe tomar en cuenta que estos podrían estar sujetos
a variaciones y de serlo así las consecuencias caerían directamente sobre la organización;
es importante evaluar todas las variables que estos pueden presentar dentro de
la complejidad de los sistemas tanto sistemas abiertos como los sistemas
cerrados para que este cumpla con su propósito suministrándole resultados satisfactorios
para los administradores.
BIBLIOGRAFIA
Guillermo
Gómez Ceja. Sistemas administrativos análisis y diseño. Editorial McGraw-Hill
México.
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